Com o objectivo de optimizar a aquisição de bens e serviços, contribuindo de forma decisiva para a criação de vantagens competitivas e diferenciadoras, a Portugal Telecom definiu um Modelo de Compras que centraliza de forma comum e integrada todas as aquisições de bens e serviços para as diversas empresas do Grupo.
Com resultados muito positivos desde o seu lançamento, o Grupo decidiu evoluir para um modelo ainda mais avançado da função Compras, adoptando em 2005 um modelo de Value Sourcing, suportado numa abordagem mais colaborativa entre utilizadores e compradores, com enfoque na optimização de categorias de compras e redução do total cost-of-ownership.
Pretende-se por isso que a Função Compras tenha uma visão mais alargada de cada categoria de compras ao longo de todo o processo, desde o seu planeamento estratégico até à monitorização e controlo dos contratos, permitindo uma visão end-to-end de cada categoria.
A criação de valor é também conseguida através de uma gestão alargada e transversal da relação com cada fornecedor e com a incorporação do know-how específico das áreas de compras nas decisões estratégicas que influenciam as compras.
O Modelo de Compras é constituído por três grandes fases – Planeamento, Consulta ao Mercado e Gestão e Monitorização:
O Modelo de Compras rege-se por vários princípios no sentido de obter cada vez melhores resultados para a Portugal Telecom. Deste modo, o trabalho em equipa, numa atitude de melhoria contínua, no cumprimento dos princípios éticos e de transparência inerentes à função Compras, e no respeito pelo ambiente e direitos humanos são as premissas chave deste Modelo.
A caracterização deste modelo define-se essencialmente pela abrangência da Função Compras, a participação de múltiplos agentes ao longo do processo de compra, que apesar de terem funções e responsabilidades distintas têm também objectivos comuns. No Modelo de Compras todas as decisões negociais e de adjudicação são tomadas em Mesa de Compras sempre por unanimidade dos intervenientes. A Mesa de Compras é a estrutura de suporte à tomada de decisão das Compras da Portugal Telecom, onde os processos que se inserem no âmbito da PT Compras são submetidos à apreciação do Comité de Compras. Este constitui o fórum de análise e decisão onde são definidas estratégias e objectivos para os processos negociais, bem como são tomadas as decisões de adjudicação. Actualmente as compras da Portugal Telecom são geridas em três Mesas de Compras distintas: Lisboa, São Paulo (VIVO) e Casablanca (Médi Telecom). A participação de todos os intervenientes no processo de compra nas Mesas de Compras da VIVO e da MédiTel, é feita através de um sistema de vídeo-conferência que permite a decisão em tempo real das estratégias e adjudicações para essas empresas.
Quanto ao âmbito do Modelo de Compras refira-se que é o conjunto das contratações que pressupõem, para cada uma das empresas da Portugal Telecom, o pagamento a terceiros no seguimento da aquisição de um bem ou da prestação de um serviço. Também fazem parte do âmbito de compras as negociações com fornecedores, que não envolvendo de per si pagamentos directos, precedem futuras relações contratuais, tais como RFI’s, Trials e projectos piloto. Neste campo, exceptuam-se do âmbito deste Modelo, a compra de serviços jurídicos, fiscais, seguros, produtos financeiros, certificação legal das contas e auditoria, serviços de consultoria relativos a definição de estratégia empresarial e reorganizações empresariais, edifícios, empresas e de conteúdos audiovisuais. Também são igualmente excluídos os acordos de tráfego e de interligação e as comissões da rede de vendas.